O Problema: fraudes, erros e ineficiência

Toda empresa que lida com gestão de pessoas precisa enfrentar um desafio comum: garantir que as jornadas de trabalho estejam sendo cumpridas corretamente. No entanto, fraudes no controle de ponto, marcações indevidas, erros manuais e falhas na comunicação entre setores ainda são problemas recorrentes.

Imagine a seguinte situação: um colaborador combina com um colega para que este registre o ponto por ele. Essa prática, conhecida como “ponto amigo”, além de ser antiética, pode gerar graves problemas jurídicos e trabalhistas, sobretudo em auditorias ou ações judiciais que questionem as horas efetivamente trabalhadas.

Além disso, há casos em que os colaboradores esquecem de registrar o ponto, marcam em horários incorretos, ou realizam marcações em locais diferentes do que a política interna da empresa permite. Em empresas com múltiplos turnos, equipes externas, ou ambientes de acesso controlado, o risco de falhas se torna ainda maior.

Para o setor de RH, lidar com inconsistências e realizar ajustes manuais frequentes é exaustivo. Muitas vezes, os profissionais de Recursos Humanos ficam sobrecarregados com tarefas operacionais, como conferência de marcações, justificativas, e lançamento de dados para a folha de pagamento. Isso reduz o foco em atividades estratégicas, como o desenvolvimento de pessoas, clima organizacional e performance.

Além das fraudes, há também riscos associados à falta de integração entre sistemas. Em muitas empresas, o controle de ponto é realizado em um sistema, enquanto o controle de acesso é gerenciado por outro — o que dificulta o cruzamento de informações e abre brechas para erros ou omissões.

Com o avanço da tecnologia, esse cenário precisa (e pode) ser transformado.

A Solução: controle de acesso integrado ao RH

A resposta está na integração entre o controle de ponto eletrônico e o sistema de controle de acesso, criando um ambiente automatizado, seguro e confiável.

Essa integração funciona a partir de dispositivos de autenticação físicos (como catracas, leitores faciais, leitores biométricos ou RFID), conectados diretamente ao sistema de ponto eletrônico e ao sistema de RH. Ou seja, somente os acessos físicos autorizados são considerados como marcações válidas de ponto.

Por exemplo: ao passar pela catraca com reconhecimento facial, o colaborador tem seu acesso liberado e, simultaneamente, o ponto é registrado. Caso não haja passagem pela área física ou se a autenticação falhar, a marcação simplesmente não ocorre. Isso elimina o “ponto amigo” e garante que o registro seja feito apenas por quem realmente esteve presente.

Outro aspecto fundamental dessa tecnologia é a automação da comunicação entre sistemas. O sistema de RH pode ser alimentado automaticamente com os dados de ponto e acesso, gerando dashboards, relatórios, cálculos de banco de horas e até alertas de jornada fora do padrão. Tudo isso sem a necessidade de lançamentos manuais.

A integração também permite que o RH tenha controle total sobre admissões, desligamentos, movimentações de setor ou filial, de forma sincronizada com a liberação ou bloqueio de acesso físico do colaborador aos espaços da empresa.

Essa transformação digital torna o ambiente corporativo mais seguro, produtivo e eficiente e com o tempo, mais estratégico.

Os benefícios práticos e estratégicos

Integrar o controle de acesso ao controle de ponto e ao sistema de RH oferece uma série de benefícios operacionais, legais e gerenciais:

• Redução de fraudes e erros humanos

O ponto é registrado automaticamente com base no acesso físico real. Isso elimina registros indevidos, fraudes e esquecimentos. Toda marcação tem um rastro, com data, hora, local e identidade validada.

• Menos retrabalho para o RH

Com a eliminação de erros manuais e a automação do fluxo de dados, o RH ganha tempo. Reduz-se a necessidade de ajustes frequentes, validações manuais e justificativas diárias de marcações.

• Segurança jurídica e conformidade

Com registros precisos, auditáveis e invioláveis, a empresa tem respaldo para defender-se em processos trabalhistas, fiscalizações ou auditorias. A conformidade com normas como a Portaria 671/2021 também é facilitada.

• Gestão em tempo real

Relatórios gerenciais e dashboards permitem que líderes e RH visualizem faltas, atrasos, horas extras e tendências de comportamento em tempo real. Isso ajuda na tomada de decisões rápidas e embasadas.

• Integração total com o ciclo de vida do colaborador

Desde a admissão até o desligamento, passando por transferências e trocas de função, os sistemas trabalham juntos. A liberação de acesso e as permissões físicas acompanham as movimentações no sistema de RH.

• Controle de visitantes e terceiros

Além dos colaboradores, é possível aplicar regras de controle também a visitantes, prestadores de serviço e equipes externas. Isso amplia a segurança do ambiente e evita acessos indevidos.

• Melhoria do clima organizacional

Ambientes onde os processos são claros, justos e automatizados tendem a ser mais bem avaliados pelos colaboradores. Isso fortalece a cultura organizacional e a percepção de justiça interna.

Hora de agir

Se a sua empresa ainda registra o ponto de forma isolada, vulnerável a fraudes, erros e retrabalho, é hora de evoluir.

A tecnologia já está disponível, acessível e pronta para transformar a forma como você gerencia a jornada de trabalho e o acesso físico à sua empresa. Com uma solução integrada de controle de acesso e ponto eletrônico, seu RH deixa de ser um departamento operacional e passa a ser um pilar estratégico da organização.

Adotar essa integração é investir em segurança, produtividade, transparência e futuro.

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