Gerenciar a jornada de trabalho de forma precisa é um desafio constante para as empresas, especialmente diante de erros que impactam diretamente a folha de pagamento e expõem a organização a riscos legais. Registros incorretos, marcações manuais ou falta de rastreabilidade são causas comuns de ações na Justiça do Trabalho. A ausência de tecnologias adequadas amplia esse risco e compromete a segurança jurídica.

Nesse contexto, o controle de acesso integrado ao sistema de ponto surge como um grande aliado. Ele permite que a empresa automatize a marcação da jornada a partir de acessos físicos (catracas, portas, biometria), promovendo mais segurança, transparência e conformidade legal.

Neste artigo, você vai conhecer 5 estratégias práticas e eficazes para melhorar o controle de jornada e reduzir riscos trabalhistas, utilizando tecnologias de controle de acesso como ferramenta de gestão e prevenção.

1 – Controle de Acesso Integrado ao Sistema de Ponto: mais segurança e precisão no registro

Embora o controle de acesso (catracas, leitores biométricos ou RFID) possa ser integrado ao sistema de ponto, a legislação brasileira exige que o registro de ponto seja feito de forma específica e reconhecida pelo MTE, o que impede que o simples ato de passar por um ponto de acesso seja considerado oficialmente como marcação.

Na prática, o que se faz é:

• Podemos bloquear o colaborar antes de acessar o ambiente de trabalho, caso exista alguma inconformidade.
• Caso não haja registro de ponto (por esquecimento ou falta), o acesso pode ser bloqueado temporariamente, garantindo que o RH tome conhecimento da situação;
• A integração entre os sistemas permite que o controle de acesso atue como uma camada de validação e segurança complementar ao ponto.

Podemos fazer os bloqueios para evitar que o colaborar bata ponto caso tenha alguma inconsistência, tais como:

• Falta da marcação no dia anterior;
• Saida antecipada
• Falta
• Não cumpriu o descanso regular;

Principais benefícios dessa estratégia:

• Reduz tentativas de fraude com autenticação intransferível (biometria, cartão ou facial);
• Garante que o colaborador só tenha acesso ao local após marcar o ponto;
• Melhora a gestão de faltas e atrasos com alertas automáticos;
• Acelera o fechamento da folha, já que os dados estão organizados e validados;
• Alinha-se à legislação trabalhista vigente, evitando passivos futuros.

2 – Adote Tecnologias Conformes com a Legislação

Além de registrar presença, é essencial que os sistemas utilizados estejam em conformidade com a legislação vigente. As Portarias do MTE, como a 671/2021, determinam os padrões de funcionamento e os tipos de sistemas permitidos (REP-C, REP-A, REP-P), bem como a geração do AFD (Arquivo Fonte de Dados).

O que a legislação exige:

• Uso de sistemas homologados: REP-C, REP-A e REP-P;
• Geração e armazenamento do AFD para auditoria;
• Impossibilidade de alterar registros originais;
• Compatibilidade com o eSocial para envio de dados da jornada.

Por que isso importa?

• Evita registros inválidos e processos trabalhistas;
• Garante transparência com colaboradores e órgãos fiscalizadores;
• Facilita auditorias e fiscalizações;
• Protege contra multas e autuações.

Ao escolher um sistema, verifique se ele é atualizado, homologado e compatível com as exigências legais.

3 – Estabeleça Regras Claras e Visíveis de Jornada

A tecnologia sozinha não resolve se os colaboradores não sabem claramente o que é esperado deles. Ter regras de jornada bem definidas e divulgadas evita marcações incorretas, retrabalho e até mesmo processos.

Deixe claro para todos:

• Horários de entrada, saída, intervalos e turnos;
• Políticas de horas extras e banco de horas;
• Procedimentos em caso de erros, atrasos ou esquecimentos;
• Limites de acesso por setor, função ou escala;
• Consequências para descumprimentos reiterados.

Como comunicar de forma eficiente:

• Manual do colaborador e regimento interno;
• Avisos nos pontos de acesso ou terminais de registro;
• Comunicados via e-mail e intranet;
• Treinamentos presenciais ou online;
• Assinatura de termo de ciência das políticas.

Vantagens:

• Menos erros de marcação por falta de informação;
• Redução de reclamações trabalhistas;
• Reforço da cultura de organização e responsabilidade;
• Mais apoio ao RH na aplicação de medidas.

4 – Utilize Relatórios Inteligentes e Alertas Automáticos

Dados sem análise não geram valor. Usar relatórios inteligentes e alertas automáticos permite a gestão ativa da jornada, antecipando problemas antes que virem processos.

Relatórios essenciais:

• Jornada completa/incompleta;
• Horas extras por setor e colaborador;
• Atrasos, saídas antecipadas e ausências;
• Saldos de banco de horas;
• Acessos a áreas restritas (cruzamento com controle de acesso).

Alertas que fazem diferença:

• Excesso de horas diárias;
• Marcações faltantes ou duplicadas;
• Entradas fora do horário previsto;
• Reincidências de erros por colaborador ou setor.

Benefícios:

• Detecção de riscos em tempo real;
• Apoio à tomada de decisões baseada em dados;
• Redução de retrabalho e correções na folha;
• Mais controle e transparência para o RH.

5 – Rastreabilidade e Auditoria dos Registros de Ponto

Garantir que os registros de ponto sejam auditáveis é essencial para a segurança jurídica e a conformidade com a legislação.

Boas práticas:

• Autenticação individual (biometria, cartão ou facial) para cada marcação;
• Armazenamento com hash criptográfico e backups automáticos;
• Proteção de dados conforme a LGPD;
• Relatórios por colaborador, setor e período;
• Integração com folha de pagamento e sistemas de RH.

Benefícios diretos:

• Evidência legal em disputas trabalhistas;
• Prevenção contra fraudes e alterações indevidas;
• Conformidade com normas de auditoria e segurança;
• Maior confiança na integridade dos dados.

Dica: Tenha um plano de contingência para garantir a coleta e recuperação de dados em falhas técnicas ou quedas de energia.

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